Política de tratamiento de datos personales

Última actualización: octubre de 2026

Borrador para revisión. Los datos marcados con [COMPLETAR] los debe llenar el titular del servicio antes de publicar. Este texto no sustituye la asesoría de un abogado: se recomienda que lo revise antes de cobrar a clientes.

1. Responsable del tratamiento

[COMPLETAR: nombre o razón social], [COMPLETAR: NIT o cédula], domicilio en [COMPLETAR: ciudad y dirección de notificaciones]. Correo para asuntos de datos: [COMPLETAR: correo de contacto legal].

2. Marco legal

Esta política se expide conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 (compilado en el Decreto 1074 de 2015) y demás normas de protección de datos personales de Colombia.

3. Qué datos tratamos

• Del administrador y los usuarios: nombre, correo, teléfono (opcional), usuario y contraseña (almacenada cifrada, nunca en texto legible).
• De uso: dispositivo desde el que se inicia sesión, fechas de acceso y de sincronización.
• Que su empresa registra: datos de formularios, fotos, firmas, ubicación (GPS) y archivos. Su empresa es la responsable de esos datos; el prestador actúa como encargado y los trata solo para prestar el servicio.
• Si entra con Google: Google nos confirma su nombre y su correo verificado. No recibimos su contraseña de Google ni accedemos a su cuenta.
• De contacto: lo que usted escribe en los formularios de contacto o cotización.

4. Para qué los usamos

• Crear y administrar su cuenta, autenticar usuarios y aplicar los límites del plan.
• Verificar que la prueba gratuita se use una sola vez (para ello guardamos una versión normalizada del correo).
• Prestar el servicio: sincronizar, almacenar y mostrar sus datos, y generar reportes.
• Atender consultas, cotizaciones, soporte y facturación.
• Seguridad, prevención de fraude y cumplimiento de obligaciones legales.
• Informarle cambios importantes del servicio. No vendemos sus datos ni los usamos para publicidad de terceros.

5. Autorización

Al crear su cuenta y aceptar esta política, usted autoriza de manera previa, expresa e informada el tratamiento descrito. Quien registre datos de otras personas (por ejemplo, su equipo o terceros en campo) declara contar con la autorización de ellas.

6. Derechos del titular

Usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos; solicitar prueba de la autorización; ser informado del uso que se les da; revocar la autorización cuando no se respeten los principios y garantías legales; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio; y acceder gratuitamente a sus datos. Para ejercerlos escriba a [COMPLETAR: correo de contacto legal]; responderemos las consultas en máximo 10 días hábiles y los reclamos en máximo 15 días hábiles, prorrogables según la ley.

7. Encargados y transferencias

Los datos se alojan en infraestructura del prestador o de proveedores de alojamiento y respaldo contratados para el servicio, [COMPLETAR: nombre y país de los proveedores]. Si se habilita el pago en línea, los datos de pago los procesa la pasarela elegida; el prestador no almacena números de tarjeta. Si se transfieren datos fuera de Colombia, se hará a países con niveles adecuados de protección o con las garantías que exige la ley.

8. Seguridad

Usamos conexión cifrada (https), contraseñas cifradas, separación de datos entre empresas, control de acceso por roles y copias de seguridad. Ningún sistema es infalible; avísenos de inmediato si sospecha un acceso indebido.

9. Conservación

Conservamos los datos mientras la cuenta esté activa y, después, por el plazo indicado en los términos y condiciones o el que exija la ley. Luego se eliminan o anonimizan.

10. Menores de edad

El servicio está dirigido a empresas y personas adultas. No tratamos intencionalmente datos de menores.

11. Cookies

Ver el aviso de cookies.

12. Cambios

Publicaremos aquí cualquier cambio y, si es sustancial, lo avisaremos por correo.